خودکارسازی اداری

خودکارسازی اداری (اتوماسیون اداری) مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار گرفته می شود. مهندس اتوماسیون Automation engineering رشته دانشگاهی مرتبط است.[۱][۲]

بسیاری از تکنولوژی‌های جدید بر پایه این جمله به وجود آمده‌اند «انسان فکر کند، ماشین کار کند». با وجود گذشت سال‌ها از پیاده‌سازی انواع سیستم‌های مکانیزه مالی و صنعتی در سازمان‌ها و موسسات اقتصادی، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می‌گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستم‌های مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره‌وری در سازمان‌ها شده‌است.[۳]

سامانه‌های خودکارسازی اداری یا همان اتوماسیون اداری با استفاده و بهره‌گیری از نرم افزار و سیستم‌ رایانه‌ای، راهکارهای متنوعی برای تعریف و خودکارسازی فرایندهای موجود در سازمان‌ها و شرکت‌ها ارائه می‌کند، که نتیجه بهره‌بردن از آنها کاهش وابستگی فرایندها به افراد، افزایش سرعت کارها و فرایندها، کاهش بروز خطاهای انسانی و افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها و شرکت‌ها است.

نتیجه اهداف، اندیشه‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیری‌های استراتژیک محسوب می‌گردد.

حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمان‌ها و شرکت‌ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های درون سازمانی یکی از مهم‌ترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان‌های امروزی محسوب می‌شوند. تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی در محصولات و خدمات خود عملاً تنها از ۳۰٪ زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ زمان باقی‌مانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا می‌کند.

بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌هایی که از روش‌های سنتی استفاده می‌کنند، با مشکل شفافیت پایین ارتباطات روبه‌رو هستند و هرچه تعداد پرسنل و ابعاد سازمان یا شرکت افزایش پیدا کند، میزان شفافیت در ارتباطات کاهش خواهد یافت و در نتیجه معضلاتی همچون فساد، پیگیری ضعیف کارها و فرایندها، عدم وجود نظم، کنترل و مدیریت ضعیف ارتباطات و سلسله مراتب را در سازمان‌ها و شرکت‌ها به همراه دارد. با پیاده‌سازی سامانه‌های خودکارسازی اداری (اتوماسیون اداری) امکان مدیریت ارتباطات به صورت کنترل شده، تسهیل شده و شفاف فراهم می‌گردد.

اجزای متنوع خودکارسازی اداری به بخش‌های گوناگون فرایندهای اداری پرداخته و طیف وسیعی از دستگاه‌های مورد کاربرد در این حوزه (ازجمله اسکنر، فکس، تلفن، ایمیل، موبایل و ...) در شبکه‌ای رایانه‌ای توان مبادله اسناد و اطلاعات را دارند.

برخی بخش‌های رایج سیستم‌های خودکارسازی اداری به شرح زیر است:

۱- درگاه سازمانی

۲- کارتابل پرسنل

۳- تقویم و برنامه‌ریزی روزانه

۴- سیستم روابط عمومی

۵- بایگانی و آرشیو اسناد

۶- موتور جستجوی اسناد تحت وب

۷- مدیریت فرایندهای کسب و کار

۸- موتور گردش کار

۹- طراح گردش کار

۱۰- مدیریت صورتجلسه

۱۱- مدیریت دبیرخانه

۱۲- ارجاع الکترونیکی

۱۳- کتابخانه الکترونیک

۱۴- سیستم کنترل رفت‌وآمد اشخاص

۱۵- پردازش تصویر - تشخیص حرکت توسط دوربین مدار بسته

۱۶- تلفن گویا

۱۷- اطلاع‌رسانی گویا

۱۸- داشبوردهای دیجیتال مدیریت استراتژیک سازمان

۱۹- مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه

۲۰- مدیریت ارسال و دریافت پیام چند رسانه‌ای

۲۱- مدیریت ارسال و دریافت فکس

۲۲- مدیریت ارسال و دریافت ایمیل

۲۳- دفترچه یادداشت روزانه

۲۴- گفتگو و تبادل پیغام

۲۵- مدیریت زمان‌بندی گزارش‌ها

۲۶- مدیریت و امنیت ۶ لایه

۲۷- گزارش ساز پویا

۲۸- تحلیل داده‌ها در کسب و کار هوشمند

۲۹- فرم ساز پویا

۳۰- دسترسی از راه دور به سیستم - تحت وب

جستارهای وابسته

ویرایش

منابع

ویرایش
  1. «What is an automation engineer? A growing role to address IT automation». CIO (به انگلیسی). دریافت‌شده در ۲۰۲۳-۰۵-۱۰.
  2. «Office Automation: Encyclopedia of Small Business». web.archive.org. ۲۰۰۶-۰۴-۲۰. بایگانی‌شده از اصلی در ۲۰ آوریل ۲۰۰۶. دریافت‌شده در ۲۰۲۳-۰۵-۱۰.
  3. بهترین نرم افزار مدیریت کارهای شرکت چه ویژگی هایی دارد؟ بخش خبری فراگستر.دریافت شده در 2023/12/16