خودکارسازی اداری

خودکارسازی اداری (اتوماسیون اداری) مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم‌افزار و سخت‌افزار رایانه است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار گرفته می شود. مهندس اتوماسیون Automation engineering رشته دانشگاهی مرتبط است.

بسیاری از تکنولوژی‌های جدید بر پایه این جمله به وجود آمده‌اند «انسان فکر کند، ماشین کار کند». با وجود گذشت سال‌ها از پیاده‌سازی انواع سیستم‌های مکانیزه مالی و صنعتی در سازمان‌ها و موسسات اقتصادی، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می‌گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستم‌های مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره‌وری در سازمان‌ها شده‌است.

سامانه‌های خودکارسازی اداری یا همان اتوماسیون اداری با استفاده و بهره‌گیری از نرم افزار و سیستم‌ رایانه‌ای، راهکارهای متنوعی برای تعریف و خودکارسازی فرایندهای موجود در سازمان‌ها و شرکت‌ها ارائه می‌کند، که نتیجه بهره‌بردن از آنها کاهش وابستگی فرایندها به افراد، افزایش سرعت کارها و فرایندها، کاهش بروز خطاهای انسانی و افزایش بهره‌وری در سازمان‌ها و شرکت‌ها است.

نتیجه اهداف، اندیشه‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیری‌های استراتژیک محسوب می‌گردد.

حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمان‌ها و شرکت‌ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های درون سازمانی یکی از مهم‌ترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات در سازمان‌های امروزی محسوب می‌شوند. تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی در محصولات و خدمات خود عملاً تنها از ۳۰٪ زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ زمان باقی‌مانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا می‌کند.

بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌هایی که از روش‌های سنتی استفاده می‌کنند، با مشکل شفافیت پایین ارتباطات روبه‌رو هستند و هرچه تعداد پرسنل و ابعاد سازمان یا شرکت افزایش پیدا کند، میزان شفافیت در ارتباطات کاهش خواهد یافت و در نتیجه معضلاتی همچون فساد، پیگیری ضعیف کارها و فرایندها، عدم وجود نظم، کنترل و مدیریت ضعیف ارتباطات و سلسله مراتب را در سازمان‌ها و شرکت‌ها به همراه دارد. با پیاده‌سازی سامانه‌های خودکارسازی اداری (اتوماسیون اداری) امکان مدیریت ارتباطات به صورت کنترل شده، تسهیل شده و شفاف فراهم می‌گردد. اتوماسیون اداری یا سامانه خودکار سازی اداری مجموعه ایی از ابزارهایی هست که برای ساده سازی و خودکارسازی فرایند های کسب و کار طراحی و توسعه یافته است .

اجزای متنوع خودکارسازی اداری به بخش‌های گوناگون فرایندهای اداری پرداخته و طیف وسیعی از دستگاه‌های مورد کاربرد در این حوزه (ازجمله اسکنر، فکس، تلفن، ایمیل، موبایل و ...) در شبکه‌ای رایانه‌ای توان مبادله اسناد و اطلاعات را دارند.

برخی بخش‌های رایج سیستم‌های خودکارسازی اداری به شرح زیر است:

۱- درگاه سازمانی

۲- کارتابل پرسنل

۳- تقویم و برنامه‌ریزی روزانه

۴- سیستم روابط عمومی

۵- بایگانی و آرشیو اسناد

۶- موتور جستجوی اسناد تحت وب

۷- مدیریت فرایندهای کسب و کار

۸- موتور گردش کار

۹- طراح گردش کار

۱۰- مدیریت صورتجلسه

۱۱- مدیریت دبیرخانه

۱۲- ارجاع الکترونیکی

۱۳- کتابخانه الکترونیک

۱۴- سیستم کنترل رفت‌وآمد اشخاص

۱۵- پردازش تصویر - تشخیص حرکت توسط دوربین مدار بسته

۱۶- تلفن گویا

۱۷- اطلاع‌رسانی گویا

۱۸- داشبوردهای دیجیتال مدیریت استراتژیک سازمان

۱۹- مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه

۲۰- مدیریت ارسال و دریافت پیام چند رسانه‌ای

۲۱- مدیریت ارسال و دریافت فکس

۲۲- مدیریت ارسال و دریافت ایمیل

۲۳- دفترچه یادداشت روزانه

۲۴- گفتگو و تبادل پیغام

۲۵- مدیریت زمان‌بندی گزارش‌ها

۲۶- مدیریت و امنیت ۶ لایه

۲۷- گزارش ساز پویا

۲۸- تحلیل داده‌ها در کسب و کار هوشمند

۲۹- فرم ساز پویا

۳۰- دسترسی از راه دور به سیستم - تحت وب

جستارهای وابسته

• سامانه مدیریت اسناد