پیش‌نویس:مدیریت فرایند و ضرورت آن
مدیریت فرایند، رویکرد سیستماتیک برای ایجاد گردش کار یک شرکت به نحوی موثرتر و قابل فهم‌تر است. همین تعریف کوتاه، اهمیت مدیریت فرایند برای کسب و کارهای مختلف را نشان می‌دهد.
موفقیت یک کسب و کار از روی عوامل مختلفی سنجیده می‌شود. بدون تردید موفیقت مالی یک از مهم‌ترین فاکتورهایی است که در بررسی میزان موفقیت یک سازمان مورد توجه قرار می‌گیرد.
بهبود شرایط مالی یک سازمان از دو روش اصلی قابل اجرا است. یکی افزایش فروش و دیگری کاهش هزینه کسب و کار. این دو مورد هم‌زمان با هم باید مورد توجه قرار بگیرند چون افزایش فروش، بدون کاهش هزینه کسب و کار، عملا نتیجه‌ای به دنبال ندارد.
یکی از رویکردهایی که اکثر سازمان‌ها به دنبال آن هستند، کاهش هزینه کسب و کار است. کاهش هزینه های کسب و کار از روش‌های مختلفی قابل اجرا است. در ادامه چند روش برای کاهش هزینه کسب و کار را عنوان می‌کنیم. روش‌هایی را نام می‌بریم که مدیریت فرایند، در آنها تاثیر مستقیم یا غیرمستقیم دارد.
کاهش هزینه تولید
یکی از مهم‌ترین قدم‌هایی که باید برای کاهش هزینه کسب و کار خود بردارید، کم کردن هزینه‌های تولید است. تولید، پرهزینه‌ترین قسمت هر کسب و کار است، از این رو کم کردن هزینه‌های این بخش، نقش چشم‌گیری در کاهش هزینه‌های کلی کسب و کار دارد.
مدیریت فرایند با روش‌های مختلفی مثلا حذف فرایندها یا فعالیت های غیرضروری و تکراری می‌تواند هزینه‌های تولید را به میزان قابل توجهی کاهش دهد.
علاوه بر این، مدیریت فرایند با بررسی و مدیریت منابع موجود، از ایجاد هزینه‌های جدید، جلوگیری می‌کند.
مشخص کردن و تبیین هزینه‌ها
این مرحله شاید پیش پا افتاده و بدیهی به نظر برسد ولی معمولا بسیاری از سازمان‌ها به خصوص کسب و کارهای کوچک، آن را از قلم می‌اندازند. اگر به طور دقیق و مشخص، هزینه‌هایتان را تبیین کنید و اهمیت هر کدام را مشخص کنید، می‌توانید قدم‌های موثری برای کاهش آنها بردارید.
بعد از مشخص کردن هزینه‌ها، باید آنها را الویت بندی کنید. مدیریت فرایند می‌تواند نقش موثری در تعیین هزینه‌ها و الویت بندی آنها داشته باشد.
استفاده از استراتژی‌های مدیریت زمان
بهینه سازی تولید و افزایش بهره وری، یکی از روش‌های موثر برای کاهش هزینه های کسب و کار است. این نکته کلیدی را هرگز فراموش نکنید که اتلاف وقت به اتلاف هزینه منتهی می‌شود.
برای اینکه از زمان خود بهترین استفاده را ببرید، باید عوامل مزاحم و عامل اتلاف وقت را شناسایی کنید. مدیریت فرایند از طریق رصد کردن اجرای فرایندها می‌تواند در پیدا کردن عامل اتلاف وقت، تاثیرگذار باشد. همچنین، مدیریت فرایند، تمرکز کارکنان روی وظایف محوله را افزایش می‌دهد.
استفاده از ابزارهای مدیریت زمان، مثلا نرم‌افزارهای مختلفی که تقسیم وظایف می‌کند، یکی دیگر از روش‌های عالی برای جلوگیری از اتلاف وقت است. این ابزارها در برخی سیستم‌های مدیریت فرایند نیز گنجانده می‌شوند.
تعیین زمان کافی برای وظایف مختلف و نظارت بر اجرای آنها، یکی از روش‌های موثر برای کاهش اتلاف وقت است. مدیریت فرایند این کار را به درستی انجام می‌دهد. با مدیریت فرایند می‌توانید برای هر کدام از کارکنان، فرایندی را به عنوان وظیفه در نظر بگیرید، برای آنها ضرب‌الاجل تعیین کنید و در نهایت، روند پیشرفت آنها را بررسی کنید.
زمان بندی فرایندهای کسب و کار باعث می‌شود که کارکنان، اشتیاق و انگیزه برای تکمیل آنها داشته باشند.
تمرکز بر اهداف کوچک‌تر و تقسیم‌بندی اهداف و فرایندها
با این روش که یکی از کارکردهای مدیریتی فرایند است، می‌توانید روند دستیابی به هر هدف را سریع‌تر کنید. از طریق تقسیم اهداف به اجزای کوچک‌تر، موفقیت، نزدیک‌تر و دست‌یافتنی‌تر می‌شود.
بیشترین استفاده از منابع
یکی از بهترین رویکردهایی که می‌تواند هزینه کسب و کار را کاهش دهد، بیشترین استفاده از منابع موجود است. مدیریت فرایند، با بررسی و در نظر داشتن منابع و همین طور با مدیریت و نظارت بر آن، می تواند مانع از ایجاد هزینه‌های اضافه شود.
با کمک مدیریت فرایند می‌توانید از منابعی که در اختیار دارید، بیشترین بهره را ببرید. در نتیجه تا مدت‌ها به منابع جدید و هزینه بیشتر، نیازی ندارید.
بهره وری هزینه‌ها
مهم‌ترین و قابل توجه‌ترین مزیتی که مدیریت فرایند برای کسب و کارها دارد، بهره روی در هزینه است. بهره وری هزینه‌ها به معنای کاهش هزینه های کسب و کار و افزایش درآمد است.
این ویژگی، یکی از مزایای ملموس و قابل مشاهده استفاده از سیستم‌های مدیریت فرایند است. یعنی به محض استفاده از سیستم‌های مدیریت فرایند، در بازه زمانی بسیار اندکی می‌توانید نتایج آن را مشاهده کنید.
بهره‌وری هزینه‌ها در کوتاه مدت کاملا ملموس و قابل توجه است و برای موفقیت‌های بلندمدت نیز، بسیار ضروری و حیاتی است. هم کسب و کارهای کوچک و هم کسب و کارهای بزرگ و سازمان‌های گسترده می‌تواند از این مزیت بهره‌مند شوند تا در دنیای امروز که پر از رقابت است، بتوانند حرفی برای گفتن داشته باشند.
استفاده از تکنولوژی‌ها و سیستم‌های مدیریت فرایند باعث می‌شود که یک شرکت، با برنامه‌ریزی بهتر و دقیق‌تر در جهت پاسخگویی به تغییرات سریع صنعت، فعالیت کند و بتواند در این بازار داغ رقابت با سرعتی قابل توجه با دیگران به رقابت بپردازد و به موفقیت برسد.
در سال‌های اخیر، شرایط اقتصاد جهانی به نحوی است که شرکت‌ها باید بررسی دقیق‌تری روی هزینه‌ها و درآمدهای خود داشته باشند. به دلیل تغییرات سریع در اقتصاد امروز، شرکت‌ها باید با روش‌های موثر و کارآمد، بهره‌وری هزینه را افزایش دهند. یعنی با کمترین هزینه، بیشترین درآمد و نرخ بازگشت سرمایه را داشته باشند.
یک سیستم کارآمد مدیریت فرایند، مهم‌ترین وظیفه‌ای که بر عهده دارد، تبیین و هدایت یک استراتژی به سمت بیشترین بهره‌وری هزینه است. مدیریت فرایند، از طریق ساده سازی فرایندهای کسب و کار و فراهم کردن امکان همکاری‌ها و مشارکت‌ها، اتوماتیک کردن وظایف تکرار شونده، بهبود کیفیت محصولات و کاهش ریسک تولید، نقش موثری در بهره وری هزینه دارد.
تمرکز بر مشتری
هدف نهایی اکثر کسب و کارها، جلب رضایت مشتریان است. جلب رضایت مشتری به معنای فروش بیشتر و در نتیجه سود بیشتر است. اما جلب رضایت آنها کار راحتی نیست. به سال‌ها تحقیق و بررسی رفتار مشتری نیاز دارد. علاوه بر این، باید محصول نهایی، بهترین کیفیت ممکن را داشته باشد.
رضایت مشتریان از روش‌های مختلفی جلب می‌شود. از جمله تولید محصولات باکیفیت، خدمات پس از فروش، سیستم دقیق و منظم پاسخگویی به مشتریان، فراهم کردن امکان خرید راحت‌تر و مواردی از این دست.
همه‌ی این فرایندها نیاز به برنامه‌ریزی و مدیریت آگاهانه دارند. شاید در نگاه اول فکر کنید که چنین فرایندهایی برای اینکه به درستی به سرانجام برسند، نیازمند صرف هزینه‌های سنگین هستند. گرچه تولید محصول باکیفیت هزینه بالایی دارد ولی با کمک مدیریت فرایند می‌توانید هزینه‌های زائد و اضافه را کاهش دهید.
در نهایت، نتیجه استفاده از این سیستم‌ها، کاهش هزینه کسب و کارها است بدون اینکه از کیفیت محصولات و خدمات، کاسته شود. در واقع یکی از مهم‌ترین اهداف استفاده از سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار، تمرکز بیشتر بر مشتری و نیازهای آنها است.
مدیریت فرایند کسب و کار، کمک می‌کند که سازمان‌ها بتوانند مشتری را با تکنولوژی پیوند دهند. نتیجه نهایی، رضایت مشتری است. از مزایای مدیریت فرایند کسب و کار برای تمرکز بیشتر بر رضایت و خواست مشتریان می‌توان به قابلیت پاسخگویی فوری به سوال‌ها و نیازها، شخصی‌سازی محصولات و سفارش‌ها و بررسی و دسته‌بندی اطلاعات آنها اشاره کرد.
رضایت کارکنان
سازمان‌ها چه کوچک باشند چه بزرگ، به دنبال جذب نیروهای کارآمد و مستعد هستند. کارکنانی که باانگیزه باشند و با همین اشتیاق و انگیزه خود، قدمی موثر در جهت موفقیت کسب و کار بردارند.
پیدا کردن کارمندان حرفه‌ای و کارآمد، کار ساده‌ای نیست. در سازمان‌های بزرگ بخشی به نام نیروی انسانی وجود دارد که وظیفه پیدا کردن نیرو برای سازمان را بر عهده دارد. فرایند پیدا کردن نیرو و جذب آنها معمولا فرایندی پرهزینه است. ضمن اینکه اگر به درستی پیش نرود، باید مرتبا تکرار شود.
اگر یک سازمان نتواند نیروهای کارآمد خود را حفظ کند، از چند جهت دچار ضررهای مالی می‌شود. یکی اینکه مجبور است وظایف را با کارکنان فعلی یا کارکنانی نه چندان مطلوب پیش ببرد که در نهایت، موجب تاثیرگذاری منفی در روند کسب و کار می‌شود. دوم اینکه باید دائما به دنبال نیروهای خوب باشد و یک فرایند تکراری را بارها انجام دهد.
جذب نیروی خوب و نگه داشتن آن، در صورتی ممکن است که محیط کاری منظم و سازمانی مدیریت شده داشته باشید. مدیریت بسیاری از این فرایندها توسط سیستم‌های مدیریت فرایند کسب و کار باعث می‌شود که محیط کاری مطلوبی برای همه کارکنان ایجاد شود.
کارکنانی که از محیط کاری منظم خود رضایت داشته باشند، شغل خود را رها نمی‌کنند و با انگیزه و اشتیاق بیشتری کار می‌کنند. در مجموع، این مورد به طور غیرمستقیم در کاهش هزینه های کسب و کار و افزایش بهره وری بخش نیروی انسانی تاثیر می‌گذارد.
سیستم مدیریت فرایند اگر توسعه‌یافته و مستند باشد نقش موثری در ایجاد انگیزه در کارکنان دارد. علاوه بر این، با کمک مدیریت فرایند، کارکنان یک مجموعه می‌توانند همکاری و تعامل بیشتری با هم داشته باشند. این همکاری و تعامل، سبب تسریع اجرای فرایندها می‌شود. در نتیجه، وظایف به شکلی سریع‌تر انجام‌میشوند و نتیجه مورد نظر، زودتر حاصل می‌شود. این سرعت عمل، یکی از پایه‌های افزایش بهره‌وری است.
اتوماسیون یا اجرای فرایندها به شکل اتوماتیک
یکی از فواید مدیریت فرایند این است که بخشی از وظایف به طور اتوماتیک و به کمک فناوری انجام می‌شوند. نتیجه اتوماسیون در کسب و کارها، سرعت عمل در اجرای فرایندها است. به این ترتیب، سرعت تولید و تغییر در یک سازمان، افزایش پیدا می‌کند. با افزایش تولید و با بهبود روند همگام‌سازی با سرعت تغییرات، سود بیشتری نصیب کسب و کارها می‌شود.
اتوماسیون با تسریع روند اجرای فرایندها، هزینه‌های کسب و کار را کاهش می‌دهد.
حذف فرایندها و وظایف تکراری
مدیریت فرایند کسب و کار، نقش موثری در حذف فرایندها و وظایف تکراری دارد. در بسیاری از کسب و کارها، مجموعه‌ای از وظایف وجود دارند که به طور مرتب تکرار می‌شوند بدون اینکه نتیجه مطلوبی داشته باشند. مدیریت فرایند این وظایف را سامان‌دهی می‌کند و فرایندهای اضافه را حذف می‌کند.
نتیجه حذف این فرایندها، افزایش بهره‌وری کسب و کار است. با حذف روندهای تکراری، هزینه جذب نیرو، هزینه تامین منابع و بسیاری از هزینه‌های کسب و کار، کاهش پیدا می‌کند.
بهینه سازی فرایندها
یکی از وظایفی که سیستم‌های مدیریت فرایند می‌توانند انجام دهند، بررسی میزان پیشرفت فرایندها و بهبود آنها است. مدیریت فرایند از طریق کشف مشکلات و نقص‌هایی که در روند اجرای فرایندها وجود دارد، می‌تواند آنها را بهبود ببخشد. بهبود فرایندها، به معنای رفع ایرادات موجود در روند اجرای آنها است.
این مشکلات می‌توانند هزینه‌های سنگینی برای کسب و کارها داشته باشند. بررسی آنها و ارائه راهکاری برای اجرای بهتر و موثرتر فرایندها از طریق مدیریت فرایند، قابل انجام است.
در واقع بهبود فرایندها به خصوص در مورد فرایندهایی که مستقیما با تولید سر و کار دارند، نقش موثر و تاثیر مستقیمی در کاهش هزینه های کسب و کار دارد.
کاهش هزینه های کسب و کار همیشه یک وظیفه سرراست و واضح نیست. بلکه بسیار سخت است و پیچیدگی‌های خاص خود را دارد. چون هزینه‌ها ثابت نیستند و به دسته‌های مختلفی تقسیم‌بندی می‌شوند. برخی هزینه ها حیاتی و غیر قابل صرف نظر کردن هستند در حالی که برخی هزینه‌های دیگر را می‌توان حذف کرد یا کاهش داد.
به خاطر پیچیدگی این فرایند، برای کاهش هزینه‌های کسب و کار خود به طور موثر، باید یک استراتژی دقیق برای کاهش هزینه داشته باشید.
تعیین استراتژی به تنهایی نمی‌تواند تاثیرگذار باشد. برای اطمینان از تاثیرگذاری استراتژی‌ها باید روند اجرای آن را مدیریت و نظارت کنید. اینجا همان مرحله‌ای است که مدیریت فرایند به کارتان می‌آید. مدیریت فرایند روشی موثر برای تحلیل و بررسی نتایج اجرای استراتژی‌ها است.
این مقاله توسط تیم شرکت توسعه راهکار جهان مدیر نگارش شده است.