خودکارسازی اداری: تفاوت میان نسخه‌ها

محتوای حذف‌شده محتوای افزوده‌شده
FreshmanBot (بحث | مشارکت‌ها)
جز ←‏top: اصلاح فاصله مجازی + اصلاح نویسه با ویرایشگر خودکار فارسی
FreshmanBot (بحث | مشارکت‌ها)
جز ←‏top: اصلاح فاصله مجازی + اصلاح نویسه با ویرایشگر خودکار فارسی
خط ۲:
'''خودکارسازی''' اداری (اتوماسیون اداری) مجموعه‌ای از روش‌های کاری و [[نرم‌افزار]] و [[سخت‌افزار]] رایانه است که برای ذخیره و بازیابی و مبادله اسناد و اطلاعات اداری به کار می‌رود.
 
بسیاری از تکنولوژی‌های جدید بر پایه این جمله بوجودبه وجود آمده‌اند «انسان فکر کند، ماشین کار کند». با وجود گذشت سال‌ها از پیاده‌سازی انواع سیستم‌های مکانیزه مالی و صنعتی در سازمان‌ها و موسسات اقتصادی، امور اداری و دفتری و گردش اسناد مالی اغلب این موسسات به طریقه سنتی انجام می‌گیرد. سرعت پایین، افزایش بوروکراسی، وابسته شدن سیستم به افراد و نیز عدم هماهنگی این روش با سیستم‌های مکانیزه سبب افزایش قابل ملاحظه خطاهای انسانی و کاهش بهره‌وری در سازمان‌ها شده‌است.
 
نتیجه اهداف، اندیشه‌ها و اقدامات انجام شده در هر سازمان به صورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود. این اسناد که با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشداست که در دستیابی به اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهایگیری‌های استراتژیک محسوب می‌گردد.
 
حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمان‌ها و شرکت‌ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه‌ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیت‌های درون سازمانی یکی از مهم‌ترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد [[فناوری اطلاعات]] در سازمانهایسازمان‌های امروزی محسوب می‌شوند. تحقیقات گروه WFMC (تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - ۲۰۰۶) نشان می‌دهد سازمان‌ها و شرکت‌های سنتی در محصولات و خدمات خود عملاً تنها از ۳۰٪ زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از ۷۰٪ زمان باقی‌مانده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا می‌کند.
 
اجزای متنوع خودکارسازی اداری به بخش‌های گوناگون فرایندهای اداری پرداخته و طیف وسیعی از دستگاه‌های مورد کاربرد در این حوزه (ازجمله اسکنر، فکس، تلفن، ایمیل، موبایل و ...) در شبکه‌ای رایانه‌ای توان مبادله اسناد و اطلاعات را دارند.